Segurança eletrônica, 16 anos
Relatório semanal sem destinatário
Sete páginas montadas toda sexta havia anos. Nenhum leitor identificado. Virou um resumo de dez linhas com dois destinatários.
Consultoria de gestão
Quem somos, desde quando e o que a casa faz
A Nortiva é uma consultoria de gestão de Fortaleza — CE. Somos oito pessoas e atendemos empresas já estabelecidas, na segunda década de operação, com 30 a 250 funcionários e rotina escrita que envelheceu.
A Nortiva trabalha desde 2012 com empresas que já passaram da fase de improviso. Somos oito pessoas, entre consultores que acompanham a rotina no local, coordenação e quem redige os procedimentos revisados.
Atendemos empresas com mais de dez anos de operação e 30 a 250 funcionários — gráficas, indústrias de alimentos, construtoras, transportadoras, redes de comércio — em Fortaleza e na região metropolitana. Também atendemos filiais de empresas sediadas em outro estado, com visita presencial na unidade.
O contrato define quantas rotinas entram, quantas visitas, quais documentos e as datas. A ordem é fixa: inventário do que já existe, acompanhamento do que a equipe faz de fato, reescrita ao lado de quem executa e só então assinatura. Todo procedimento sai com autor, data e data da próxima revisão.
O que não fazemos: certificação ISO e auditoria de certificação, contabilidade, laudo técnico, segurança do trabalho e seleção de pessoal. Não escrevemos procedimento sem a presença de quem vai executá-lo.
Levantar antes de escrever
O inventário do que já existe vem primeiro; redigir é a etapa final e a mais curta.
Texto de quem executa
O procedimento é reescrito ao lado do operador e lido em voz alta antes de fechar.
Meia página basta
Procedimento longo não é consultado. O limite é meia página, com anexo quando preciso.
Data da próxima revisão
Sem data marcada para reabrir, o documento envelhece de novo e o ciclo recomeça.
Como revisamos
A mesma pergunta, feita doze vezes: isto ainda é assim?
Não trazemos processo de fora. Abrimos o que a casa já escreveu, comparamos com o que a casa faz e deixamos a diferença visível. A tabela ao lado mostra o que olhamos em cada rotina e o que sai da revisão.
| Nº | O que abrimos | O que a revisão produz |
|---|---|---|
| 01 | O procedimento como está no papel | Localizamos a versão vigente, a data em que foi escrita e quem assinou. Em muitas casas esse é o primeiro trabalho, porque o arquivo tem três versões e ninguém sabe qual vale. |
| 02 | O procedimento como acontece | Acompanhamos a rotina sendo executada, do início ao fim, sem interromper. A diferença entre as duas colunas é o assunto da reunião. |
| 03 | Quem executa, contando por quê | Perguntamos ao operador por que ele faz do jeito que faz. A resposta costuma ser boa e costuma ter surgido de um problema real que o papel nunca registrou. |
| 04 | O que já não serve | Toda casa antiga carrega conferências duplicadas, assinaturas que ninguém lê e relatórios que ninguém abre. Listamos com nome e frequência. |
| 05 | A reescrita em meia página | O procedimento revisado é redigido em meia página, na linguagem de quem executa, com data e responsável no rodapé. |
| 06 | A data da próxima revisão | Cada rotina sai com uma data marcada para ser aberta de novo. Sem essa data, o documento envelhece outra vez e voltamos ao começo. |
Relatos
O que apareceu quando as pastas foram abertas
Casos curtos de empresas na segunda década, publicados com autorização.
Importadora, 11 anos
Dupla digitação entre dois sistemas
Os mesmos dados eram lançados duas vezes. Ficou registrada a exigência para o fornecedor do sistema e a conferência provisória por amostragem.
Academia com duas unidades, 13 anos
Regras diferentes em cada unidade
Comparamos oito rotinas de atendimento. Cinco divergiam. O texto único foi escrito com as duas equipes na mesma sala.
Manutenção predial, 19 anos
Checklist crescendo sem fim
A lista de vistoria tinha noventa e um itens, acrescidos ao longo de dez anos. Ficou com quarenta e sete e uma data de revisão anual.
Uma visita de duas horas mostra o tamanho do assunto
Abrimos três rotinas junto com a sua equipe e comparamos com o papel. Ao fim da visita você já sabe se vale fazer o ciclo inteiro.