Levantamento do que existe
Reunimos todos os procedimentos, instruções e formulários em uso, com data e autor. Sai uma lista única com a versão vigente de cada um e os três casos em que há mais de uma versão circulando.
Calendário
Frentes
Cinco serviços, listados na ordem em que costumam ser contratados. O alcance muda com o número de rotinas e de unidades; a ordem de trabalho, não.
Inventário das rotinas em uso
Inventário de tudo o que já está escrito — versão vigente, data, autor e duplicidades — e acompanhamento do que a equipe faz de fato. Entrega: a lista do que é hábito, do que é letra morta e do que ninguém sabe mais por que existe.
Plano de revisão do ano
As rotinas divididas por trimestre, com a ordem de reescrita, o responsável de cada uma, a data e a área que assina. Doze rotinas por ciclo é o ritmo que a casa costuma aguentar.
Acompanhamento do ciclo de revisões
Reuniões periódicas enquanto o calendário anda, reescrita ao lado de quem executa, leitura em voz alta antes de fechar e ata curta no mesmo dia.
Relatório mensal de gestão
Uma folha por mês com os indicadores que a diretoria acompanha — prazo, retrabalho, pendência por área — e o estado do calendário de revisões, rotina a rotina.
Formação de coordenadores
Cinco encontros com quem responde por área: conduzir a revisão de uma rotina, registrar mudança de versão, treinar gente nova pelo procedimento e cobrar a data seguinte.
Calendário
Dez semanas para revisar doze rotinas
O calendário é público dentro da empresa desde o primeiro dia: quem executa sabe quando a rotina dele entra na mesa e pode se preparar.
Escolha das doze rotinas
A direção escolhe, da lista, as doze que mais afetam o dia. As demais ficam registradas para o ciclo seguinte.
Acompanhamento na prática
Cada rotina é vista sendo executada, com anotação do que difere do papel.
Entrevistas de porquê
Oito conversas com quem executa, para entender a origem de cada desvio.
Lista do que já não serve
Conferências duplicadas, assinaturas sem leitor e relatórios sem destino, com frequência e tempo gasto.
Reescrita em meia página
Os doze procedimentos revisados, redigidos com quem executa e lidos em voz alta antes de fechar.
Calendário de revisões
Data da próxima abertura de cada rotina e responsável por convocá-la.
Formatos
Três maneiras de contratar a revisão
O primeiro formato serve para a direção ver o tamanho do assunto antes de decidir o resto.
Agendar uma visitaInventário de rotinas
R$ 870Duas semanas
- Levantamento de tudo o que existe
- Versão vigente identificada
- Lista de duplicidades encontradas
- Reunião de devolução de uma hora
Revisão completa
R$ 3.000Dez semanas
- Doze rotinas acompanhadas na prática
- Oito entrevistas de porquê
- Procedimentos reescritos em meia página
- Calendário de revisões com responsável
Ciclo permanente
R$ 4.910Doze meses
- Quatro rotinas revisadas por trimestre
- Reunião mensal com a gerência
- Acompanhamento das datas de revisão
- Apoio na entrada de novos procedimentos
Perguntas
O que a direção quer saber antes
Role para o lado: as seis perguntas que mais se repetem.
Revisar rotina não desorganiza o que já funciona?
O risco existe quando se troca tudo de uma vez. Por isso a revisão é feita doze rotinas por ciclo, cada uma reescrita com quem executa e com data de entrada combinada.
Nossa documentação está desatualizada. Isso atrapalha?
Ao contrário: é o material de trabalho. Documento desatualizado mostra onde a prática mudou sem que ninguém registrasse.
Quem escolhe as doze rotinas?
A direção escolhe da lista levantada por nós. As demais ficam registradas e entram no ciclo seguinte.
A equipe antiga vai resistir?
Parte dela, sim, no começo. Costuma passar quando fica claro que a reescrita é feita com ela e que o motivo do jeito atual entra no texto.
Vocês exigem certificação ou norma específica?
Não. Se a casa já segue alguma norma, o texto revisado respeita o formato exigido; se não segue, escrevemos em meia página, na linguagem de quem executa.
Serve para empresa nova?
Serve, com menos material para levantar. A ordem do trabalho é a mesma para qualquer porte e qualquer tempo de casa.
Uma visita de duas horas mostra o tamanho do assunto
Abrimos três rotinas junto com a sua equipe e comparamos com o papel. Ao fim da visita você já sabe se vale fazer o ciclo inteiro.