Escritório de engenharia, 14 anos
Três versões do mesmo procedimento
A versão que a equipe usava era a segunda; a assinada era a terceira. Ficou uma só, com data e responsável no rodapé.
Relatos
Relatos
Todos os relatos autorizados das casas atendidas na segunda década de operação.
Relatos
O que apareceu quando as pastas foram abertas
Casos curtos de empresas na segunda década, publicados com autorização.
Transportadora, 18 anos
Conferência feita duas vezes
A mesma carga era conferida na doca e na portaria por pessoas diferentes. Uma das duas saiu, com o acordo escrito de quem assume.
Clínica veterinária, 12 anos
Formulário que ninguém lia
Uma ficha de seis campos era preenchida havia nove anos e arquivada sem leitura. Sobraram dois campos, que agora alimentam o retorno ao tutor.
Indústria gráfica, 22 anos
Procedimento anterior à máquina atual
O texto descrevia um equipamento trocado em dois mil e dezenove. Foi reescrito com o operador, em meia página.
Segurança eletrônica, 16 anos
Relatório semanal sem destinatário
Sete páginas montadas toda sexta havia anos. Nenhum leitor identificado. Virou um resumo de dez linhas com dois destinatários.
Importadora, 11 anos
Dupla digitação entre dois sistemas
Os mesmos dados eram lançados duas vezes. Ficou registrada a exigência para o fornecedor do sistema e a conferência provisória por amostragem.
Academia com duas unidades, 13 anos
Regras diferentes em cada unidade
Comparamos oito rotinas de atendimento. Cinco divergiam. O texto único foi escrito com as duas equipes na mesma sala.
Manutenção predial, 19 anos
Checklist crescendo sem fim
A lista de vistoria tinha noventa e um itens, acrescidos ao longo de dez anos. Ficou com quarenta e sete e uma data de revisão anual.
Perguntas
O que a direção quer saber antes
Role para o lado: as seis perguntas que mais se repetem.
Revisar rotina não desorganiza o que já funciona?
O risco existe quando se troca tudo de uma vez. Por isso a revisão é feita doze rotinas por ciclo, cada uma reescrita com quem executa e com data de entrada combinada.
Nossa documentação está desatualizada. Isso atrapalha?
Ao contrário: é o material de trabalho. Documento desatualizado mostra onde a prática mudou sem que ninguém registrasse.
Quem escolhe as doze rotinas?
A direção escolhe da lista levantada por nós. As demais ficam registradas e entram no ciclo seguinte.
A equipe antiga vai resistir?
Parte dela, sim, no começo. Costuma passar quando fica claro que a reescrita é feita com ela e que o motivo do jeito atual entra no texto.
Vocês exigem certificação ou norma específica?
Não. Se a casa já segue alguma norma, o texto revisado respeita o formato exigido; se não segue, escrevemos em meia página, na linguagem de quem executa.
Serve para empresa nova?
Serve, com menos material para levantar. A ordem do trabalho é a mesma para qualquer porte e qualquer tempo de casa.
Uma visita de duas horas mostra o tamanho do assunto
Abrimos três rotinas junto com a sua equipe e comparamos com o papel. Ao fim da visita você já sabe se vale fazer o ciclo inteiro.